Un compte publicitaire qui n'est pas à vous
Un restaurant de Saint-Pierre fait de la publicité depuis trois ans. Le compte publicitaire a été ouvert par un ancien prestataire, dans l'espace de ce prestataire. Le jour où le restaurateur change d'agence, il découvre que trois ans d'historique ne le suivront pas.
La règle de Meta est simple. Les éléments professionnels (une Page Facebook, un compte Instagram, un compte publicitaire, un pixel) se rangent dans un portefeuille business, que beaucoup appellent encore Business Manager, son ancien nom. Un élément ne peut appartenir qu'à un seul portefeuille.
Seule l'organisation qui détient un élément peut le partager avec une autre. La conclusion pratique tient en une ligne : le portefeuille est au nom de votre entreprise, vos éléments sont dedans, et les autres viennent travailler chez vous.
Comment savoir où vous en êtes ? Posez la question par écrit à la personne qui gère vos publicités : dans quel portefeuille se trouve le compte publicitaire, et qui en a le contrôle total. Si la réponse est « le nôtre », vous êtes locataire.
Meta le précise dans sa page d’aide. Quand un partenaire partage un élément avec votre organisation, vous êtes limité aux autorisations qu'il a bien voulu vous affecter. Cela peut vous empêcher de donner à l'un de vos salariés le contrôle total de cet élément.
Créer votre portefeuille business
La création prend quelques minutes sur un ordinateur. Rendez-vous sur business.facebook.com et connectez-vous avec votre profil Facebook. Cliquez sur le menu déroulant sous Accueil, en haut à gauche, puis sur Créer un portefeuille business.
Meta demande un nom, qui doit correspondre au nom public de votre entreprise car il sera visible. Il ne peut pas contenir de caractères spéciaux. Vous saisissez ensuite votre prénom, votre nom et une adresse e-mail professionnelle, que vos clients ne verront pas, puis vous confirmez cette adresse depuis le message reçu.
Une personne peut créer elle-même jusqu'à deux portefeuilles. Un seul suffit à une TPE. Une fois le portefeuille créé, vous en avez le contrôle total et vous y ajoutez votre Page, votre compte Instagram et votre compte publicitaire.
Un portefeuille tout neuf n'a pas toujours accès à toutes les fonctions. Meta ouvre certaines d'entre elles seulement quand l'annonceur remplit ses critères. C'est normal et cela ne signale aucune faute de votre part.
Retenez aussi que vos coordonnées seront visibles par les personnes que vous ajouterez au portefeuille. Utilisez une adresse de l'entreprise plutôt qu'une adresse personnelle.
Qui a le droit de faire quoi
Meta Business Suite connaît deux niveaux d'accès. Le contrôle total permet de tout gérer : les paramètres, les utilisateurs, les éléments, et même la suppression du portefeuille. L'accès partiel limite la personne aux éléments et aux tâches qu'on lui attribue.
Toute personne ajoutée reçoit par défaut un accès basique. Vous choisissez ensuite, élément par élément, ce qu'elle peut faire : créer du contenu, gérer les publicités dans Ads Manager, répondre aux messages. Un accès aux finances existe en option pour voir les factures et les moyens de paiement.
Prenons une boutique de vêtements à Saint-Denis. La gérante a le contrôle total, son associé aussi. La vendeuse qui répond aux messages a un accès partiel à la Page. Le comptable a un accès basique, complété par l'option d'accès aux finances.
Pour une mission courte, Meta propose un accès temporaire, de 3 à 75 jours, qui se retire tout seul à l'échéance. Pour inviter quelqu'un, ouvrez Paramètres dans Meta Business Suite, cliquez sur Personnes dans le menu de gauche, puis sur Inviter des personnes en haut à droite.
Deux détails évitent bien des appels. L'adresse e-mail saisie doit être celle que la personne utilise pour son compte Facebook, sinon l'invitation ne lui parvient pas. Après acceptation, il peut s'écouler quelques jours avant que toutes les fonctions lui soient ouvertes.
Faire travailler un prestataire chez vous
Une agence ou un indépendant n'a pas besoin de votre mot de passe, ni d'un compte créé chez lui. Il a besoin d'un accès partenaire. Vous partagez avec son portefeuille business les éléments de votre choix, avec le niveau d'accès de votre choix.
Le chemin est le suivant. Dans les paramètres de Meta Business Suite, cliquez sur Partenaires, puis sur Ajouter, et sélectionnez Donner accès à vos éléments à un partenaire. Saisissez l'ID de son portefeuille business, qu'il vous communique, puis choisissez les éléments et les tâches.
Même avec le contrôle total d'un élément, un partenaire ne peut pas le partager à son tour avec une autre entreprise. Si la collaboration s'arrête, vous retirez le partenaire. Votre compte, votre historique et votre pixel restent chez vous.
Le partage fonctionne dans les deux sens. Vous pouvez donner à un partenaire l'accès à vos éléments, ou lui demander de partager les siens avec vous. Pour votre Page, votre compte publicitaire et votre pixel, seul le premier sens vous protège.
Si vous donnez un accès partiel, le prestataire ne pourra confier à ses propres salariés que les tâches que vous avez choisies. Vous savez donc à tout moment ce que son équipe peut faire dans votre compte, et ce qu'elle ne peut pas faire.
Fermer la porte à clé
Un portefeuille business donne accès à votre budget publicitaire et à votre image. Meta permet d'exiger l'authentification à deux facteurs : en plus du mot de passe, un code de vérification est demandé à chaque connexion depuis un nouvel appareil.
Pour certains portefeuilles de plus de 90 jours, Meta impose cette protection d'office. Vous n'avez aucune raison d'attendre. L'action de ce module consiste à l'exiger pour tout le monde, prestataires compris.
Deux précautions complètent le dispositif. Meta recommande de n'attribuer à chacun que le niveau d'accès nécessaire à son travail. Son Centre de sécurité indique aussi qu'il est utile que plusieurs personnes aient le contrôle total, pour qu'une absence ou un départ ne bloque pas toute l'entreprise.
Relisez enfin la liste des personnes une fois par trimestre. Un ancien salarié, un stagiaire parti, une agence remerciée : chaque accès oublié est une porte restée ouverte.